Colegios · academias · centros de FP · escuelas de idiomas · universidades privadas
En campaña de admisiones, cada familia que escribe recibe respuesta al momento y una visita en la agenda.
El agente contesta sobre cursos, plazas, precios y horarios con tu información aprobada, cualifica a la familia y agenda la visita con dirección. Secretaría deja de repetir y se queda con las familias que ya están dentro.
Pregúntale a Sol por plazas o pide una visita como si fueras una familia.
Panel · campaña de admisiones
Lo que se pierde hoy
Lo que se escapa cada semana sin que nadie lo vea
01
La campaña desborda a secretaría
Septiembre, enero y marzo: cientos de familias preguntando lo mismo. Las solicitudes que se quedan más de 24 h sin respuesta se van a otro centro.
02
Agosto decide y no hay nadie
Muchas familias deciden en verano. Con secretaría de vacaciones, el WhatsApp del colegio es un contestador.
03
Nadie sabe cuántas matrículas se pierden
Cuántas familias preguntan, cuántas visitan, cuántas se matriculan y por qué no. Cada solicitud perdida es un alumno durante años.
El recorrido
De la primera pregunta a la matrícula, con dirección en la visita y nada perdido por el camino.
El agente informa, cualifica y agenda; dirección convence en la visita. La matrícula se guía en el chat.
-
01 Pregunta
Cursos, plazas, precios, horarios
Con tu información aprobada del curso que viene. Sin que secretaría repita lo mismo trescientas veces.
-
02 Cualifica
Curso, edad, zona, hermanos
Lo que dirección querría saber antes de la visita, con botones y sin interrogatorio.
-
03 Agenda
Visita en la agenda de dirección
Grupos pequeños, huecos reales, recordatorio y cómo llegar el mismo día.
-
04 Recuerda
Seguimiento con criterio
Después de la visita, cuando abren las solicitudes, cuando quedan pocas plazas. Con permiso.
-
05 Matricula
Solicitud y reserva guiadas
Qué documentos hacen falta, cómo enviarlos y, si procede, la reserva de plaza pagada en el chat.
-
06 Escala
Persona para lo delicado
Necesidades especiales, becas, situaciones familiares: al equipo adecuado, con contexto.
Así va una cita por WhatsApp
Quién hace qué en cada paso: el cliente, el agente, tu agenda y tu equipo.
Qué hace el agente aquí
Lo que deja resuelto, con tus reglas
Conocimiento
Sabe todo lo del curso que viene
Plazas por curso, tarifas, comedor, ruta, extraescolares, calendario de admisiones. Actualizado por vosotros, no de memoria.
Presupuestos
Cuota clara, con lo que la familia elija
Enseñanza, comedor, ruta, hermanos. La familia sabe cuánto es antes de la visita.
Agenda
Visitas y entrevistas reales
En la agenda de dirección o de cada etapa, en grupos del tamaño que decidáis, con recordatorio.
Matrícula
Documentación y reserva en el chat
Lista de documentos, recepción y aviso a secretaría cuando está completo. Reserva de plaza pagada si la hay.
Handoff
Orientación, becas y familias, con personas
Necesidades especiales o situaciones delicadas pasan a quien corresponde, con el resumen y sin repetir la historia.
Métricas
El embudo de admisiones, por fin medido
Familias que preguntan, visitan, solicitan y se matriculan. Por curso y por canal, cada semana de campaña.
Un día con el sistema
Un día cualquiera en un negocio como el tuyo, contado por el propio canal: lo que pasa mientras el equipo trabaja, y mientras duerme.
08:20
Secretaría abre y encuentra veintidós familias atendidas durante la noche, siete visitas agendadas y tres dosieres enviados.
12:40
Una madre pregunta cuánto es 1.º con comedor y ruta. Le llega el desglose exacto, el descuento por hermano y el enlace al dosier. Sin llamar.
16:30
Visita con Elena. Llega con la ficha de cada familia: edad, hermanos, zona, qué les preocupa. La visita va de convencer, no de preguntar.
18:15
En la academia, una alumna manda un audio buscando grupo de B2 por las tardes. Plaza reservada y matrícula pagada en tres minutos.
10:20
Una familia cuenta que su hijo tiene TEA. El agente no responde por su cuenta: avisa a orientación y Marina la llama esa tarde.
-
08:20
Secretaría abre y encuentra veintidós familias atendidas durante la noche, siete visitas agendadas y tres dosieres enviados.
-
12:40
Una madre pregunta cuánto es 1.º con comedor y ruta. Le llega el desglose exacto, el descuento por hermano y el enlace al dosier. Sin llamar.
-
16:30
Visita con Elena. Llega con la ficha de cada familia: edad, hermanos, zona, qué les preocupa. La visita va de convencer, no de preguntar.
-
18:15
En la academia, una alumna manda un audio buscando grupo de B2 por las tardes. Plaza reservada y matrícula pagada en tres minutos.
-
10:20
Una familia cuenta que su hijo tiene TEA. El agente no responde por su cuenta: avisa a orientación y Marina la llama esa tarde.
Lo que se mide
Los números que van al informe de cada mes
0
solicitudes sin respuesta más de 24 h en plena campaña
+33%
familias que llegan a visita, mismo número de consultas
24/7
información y visitas, también en agosto
Cifras ilustrativas de lo que mueve el sistema: el punto de partida y el objetivo de tu piloto se pactan con tus datos, no con estos.
Calculadora de impacto
¿Cuánto se os escapa hoy?
~400
Conversaciones sin respuesta rápida al mes
Con primera respuesta en segundos, esas ~400 conversaciones dejan de esperar. Cuántas acaban en cita o venta depende de vuestro caso: eso es lo que mide el piloto.
Cumplimiento en tu sector
Lo que legal te va a preguntar, resuelto para tu caso
Datos de familias y menores, con cuidado
El agente recoge lo mínimo para admisiones y lo guarda en vuestro sistema, en la UE, con encargado de tratamiento firmado. Nada sobre salud, necesidades o situación familiar lo gestiona él: pasa a una persona.
Se presenta como IA desde el primer mensaje
Sin nombres inventados. Cualquier familia puede pedir hablar con secretaría o dirección, y la conversación pasa con contexto y con el tiempo medido.
Seguimientos solo con permiso
Los mensajes de seguimiento y de plazas salen con el opt-in de la familia y por la API oficial de WhatsApp, con plantillas aprobadas. Nada de listas ni envíos masivos.
Con qué se conecta
Se conecta a vuestra plataforma de gestión y a la agenda de dirección.
Agenda y CRM propios están en producción. Con las plataformas académicas (Alexia, Educamos, Clickedu…) depende de su API: lo comprobamos en el diagnóstico antes de comprometer nada.
Dudas de tu sector
Lo que nos preguntan los negocios como el tuyo.
Las familias deciden en la visita, no por WhatsApp.
Exacto. El sistema no vende: informa, cualifica y agenda la visita en segundos a cualquier hora. La visita la hace dirección, con la ficha de cada familia ya hecha.
¿Y si preguntan por becas o necesidades especiales?
Pasa a la persona que corresponda (secretaría, orientación) con el resumen. Esos temas están en la lista de «siempre una persona», en código.
Nuestra campaña es de marzo a junio. ¿Cuándo empezamos?
Lo ideal es tenerlo en marcha un mes antes de abrir admisiones. Dos o tres semanas de montaje y un piloto medido sobre la primera campaña.
¿Sirve para una academia pequeña?
Sí. Grupos, niveles, horarios, matrícula pagada en el chat y recordatorios. El mismo sistema, con menos integraciones.
¿Es tu sector? Míralo con tus casos.
Tráete tres conversaciones reales de tu WhatsApp y las reproducimos en la demo.